justCare kann die Daten (Datenbank und Dateien) sowohl lokal als auch in der iCloud verwalten.
Wie Sie Ihre Daten mit anderen Rechnern über iCloud teilen, zeigen wir Ihnen mit folgenden Beispielen.
1. Voraussetzungen für das Teilen von Daten zwischen zwei oder mehreren macOS-Rechnern.
Damit Sie die Daten (Datenbank und Dateien) zwischen zwei oder mehreren macOS-Rechnern teilen können, müssen Sie auf allen Rechnern mit derselben AppleID angemeldet sein. justCare nutzt die aktive AppleID, um sich die Daten aus Datenbank und iCloud-Drive zu holen oder diese mit allen anderen Computern mit derselben AppleID zu teilen.
Damit keine Fehler bei der Dateisynchronisierung entstehen, sollten alle Rechner, mit denen Sie die Daten von justCare teilen möchten, auch den selben Benutzernamen verwenden. (Anmeldename)
Beispiel: Sie haben die AppleID „betreuerbuero@icloud.com“, dann werden alle Daten mit allen Computern geteilt, die ebenfalls mit der AppleID „betreuerbuero@icloud.com“ als Benutzer angemeldet sind.
Für die Synchronisation müssen Sie nichts weiter tun. Um das Verteilen kümmert sich iCloud automatisch.
2. Synchronisation zwischen Dienst-Computer und einem privaten Computer
Häufig kommt auch folgende Situation vor: Sie haben einen Dienst-Computer (z.B. macBook) und haben dort justCare installiert. Die AppleID dort lautet „betreuerbuero@icloud.com“.
Jetzt möchten Sie gerne auf Ihrem privaten Computer (iMac) ebenfalls auf die Daten von justCare zugreifen. Auf dem iMac haben Sie aber die AppleID „meinprivatermac@icloud.com“. Das funktioniert so zunächst nicht, weil die beiden AppleIDs unterschiedlich sind.
Wir empfehlen in diesem Fall, auf dem privaten Computer einen zusätzlichen Benutzer anzulegen und diesen mit der AppleID „betreuerbuero@icloud.com“ anzumelden.
Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie Ihre privaten Daten nicht mit den dienstlichen Daten mischen. Beide sind strikt voneinander getrennt. Sollten Sie dennoch Daten zwischen Privat und Dienstlich austauschen müssen, können Sie über die iCloud ein Verzeichnis für die Zusammenarbeit freigeben und über dieses Verzeichnis alle Dateien austauschen.
3. Synchronisation zwischen Dienst-Computer und Mitarbeiter-Computer.
Szenario: Sie haben einen Dienst-Computer und im Büro einen Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin mit einem eigenen macOS-Computer (iMac).
Dann richten Sie beide Mac mit Ihrer AppleID ein. Nur so kann justCare die Daten von Ihrem Dienst-Computer auf den Mitarbeiter-Computer und zurück synchronisieren. Ihr*e Mitarbeiter*in arbeitet somit direkt mit Ihren Daten über Ihre AppleID wie unter Punkt 1 beschrieben.
3.1 Betreuungsbüro mit mehreren Betreuer*innen und einer Hilfskraft
Richten Sie für jede*n Betreuer*in einen eigenen Benutzer auf dem Mac der Hilfskraft ein. Jeder Benutzer bekommt die AppleID des jeweiligen Betreuers / der jeweiligen Betreuerin. Dadurch sind alle Daten immer strikt getrennt und können nicht miteinander vermischt werden. (Datenschutz lässt grüßen)
Um die Arbeit für den Mitarbeiter / die Mitarbeiter zu erleichtern, können Sie in den Systemeinstellungen den schnellen Benutzerwechsel über die Menüleiste aktivieren (Kontrollzentrum -> Schneller Benutzerwechsel). Damit dauert ein Benutzerwechsel nur 2 Sekunden.
3.2 Betreuungsbüro mit einem Betreuer / einer Betreuerin und mehreren Hilfskräften.
Richten Sie, wie unter Punkt 1 beschrieben, für jede*n Mitarbeiter*in den entsprechenden Mac ein und weisen Sie jedem dieser Computer die AppleID des Betreuers / der Betreuerin. Alle Daten werden so über alle Computer automatisch verteilt.
3.3 Sonderfall: die Hilfskraft soll eigene AppleID haben für die systeminternen Programme
Sie möchten, dass Ihre Hilfskraft die ganzen Dienste von Apple (Nachrichten, Kontakte, Kalender, etc.) mit eigener AppleID nutzen soll. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Richten Sie für die Hilfskraft eine eigene AppleID ein. https://www.icloud.com
- Richten Sie am Mac der Hilfskraft den Benutzer mit Ihrer AppleID ein.
- Nachrichten
- Öffnen Sie das Programm „Nachrichten“
- Öffnen Sie die Einstellungen ( Cmd + ,)
- Wechseln Sie in den Tab „Accounts“
- Deaktivieren Sie dort Ihren Account und fügen Sie den Account der Hilfskraft hinzu.
- Kalender, Kontakte, Mail
- Öffnen Sie die Systemeinstellungen
- Wechseln Sie in „Internetaccounts“.
- Fügen Sie die AppleID der Hilfskraft hinzu und wählen Sie die Optionen, für die diese gültig sein soll.
- Wechseln Sie in das Programm „Kalender“ oder „Kontakte“ und öffnen Sie die Einstellungen (Cmd + ,).
- Öffnen Sie den Tab „Accounts“ und deaktivieren Sie dort Ihren Account.
Für die anderen Programme wie Notizen oder Erinnerungen kann keine eigene AppleID angegeben werden. Dies kann auch zum Vorteil gereicht werden, so dass hier sichergestellt werden kann, dass Informationen, die für das Büro notwendig sind, auch an alle Mitarbeiter*innen weiterverteilt werden.