Vorab ein kurzes Wort: die perfekte Technik gibt es nicht und wird es auch nicht geben. Jeder Betreuer, jede Betreuerin arbeitet anders und hat andere Abläufe und Vorgänge. Mit unserem Beispiel möchten wir nur Anregungen geben, wie es technisch in einem Betreuungsbüro aussehen könnte.
Und noch ein Hinweis: wir machen hier keine Werbung für irgendwelche Produkte. Wir bekommen auch kein Geld dafür, dass wir spezielle Produkte beim Namen nennen. Wir geben hier einfach unsere persönlichen Erfahrungen weiter.
1. Der Weg ins Internet – den richtigen Router
Router für das Internet gibt es viele. Wir arbeiten im Büro mit der fritzBox 7590 AX. Der Grund hier für liegt u.a. in der einfachen Konfiguration des Routers. Weitere Features, die diese fritzBox bietet sind:
- integriertes Faxgerät zum senden und empfangen von Faxen (ja, braucht man noch). Weisen Sie eine Nummer auf den Faxmodem und alle einkommenden Faxe werden als PDF per E-Mail an eine hinterlegte Mail-Adresse gesandt oder auf dem internen Speicher der fritzBox abgelegt.
- integriertes Adressbuch für die Telefone. Dieses Adressbuch kann mit den Apple Kontakten synchronisiert werden.
- Leichte Erweiterbarkeit: mit weiteren Geräten der Firma AVM
- FritzFon: Durch das Teilen der Apple Kontakte mit der fritzBox sind diese Daten auch automatisch in den Adressbüchern der Telefone.
- Weitere fritz Router, um das Netzwerk im ganzen Büro zu verlegen.
- Mit der Integration von Smart Home Produkten können wir u.a. den Stromverbrauch im Büro ermitteln und steuerlich als Ausgabe geltend machen.
2. Weitere Hardware
2.1 Machen wir Druck
Trotz des zunehmenden elektronischen Briefverkehrs muss man immer noch Briefe ausdrucken. Hierzu wird ein guter Drucker benötigt. Ein Farbdrucker ist hier nicht nötig und kostet nur zusätzliches Geld.
Trotzdem sollte man nicht bei der Anschaffung nicht zu sehr sparen. Ein günstiger Drucker kommt schnell an seine Grenzen. Ein Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker ist eine Frage des persönlichen Geschmacks. Es sollte aber ein guter Drucker sein – lassen Sie sich in Ihrem örtlichen Elektroladen beraten.
Idealerweise sollte die Verbindung zum Computer per WLAN erfolgen, um so einen unabhängigen Standort des Druckers zu ermöglichen. Arbeitsökonomisch ist es am besten, wenn der Drucker direkt neben einem steht. So genügt ein einzelner Griff zur Seite und man muss nicht immer aufstehen und herumlaufen.
2.2 Scanner
Hier stellt sich die Frage: separater Scanner oder ein Büro Kombigerät mit Drucker und Scanner (die meisten können auch noch über die Telefonleitung faxen).
Vorteile des Kombigeräts:
- günstiger in der Anschaffung
- nicht so viele Geräte im Büro und mehr Platz auf dem Schreibtisch.
Nachteile des Kombigeräts:
- Beim Defekt des einen Teils des Gerätes muss das gesamte Gerät ausgetauscht werden. Ist der Drucker kaputt, muss auch der Scanner neu angeschafft werden – oder halt wieder ein Kombigerät.
- Die allermeisten Kombigeräte können nur einseitig scannen. Das ist bei der richtigen Scansoftware (s.u.) nicht so wirklich ein Problem, kostet nur etwas mehr Zeit.
2.3 Kartenlesegerät
Viele Dienste im Web werden inzwischen über die Internet-Funktionalität des Personalausweises zugänglich gemacht. Hierzu gehört neben der BundID mit dem MJP auch der Betreuerbereich der Deutschen Rentenversicherung.
Man kann für den Login hier entweder das eigene Smartphone verwenden, wenn dieses über einen NFC-Chip verfügt, oder man nutzt ein Kartenlesegerät.
2.4 Headset
Wer gerne über den Computer telefonieren möchte, kommt um ein Headset kaum herum. Ob kabelgebunden oder Funk – das sollte jeder für sich selber wissen. Wir bevorzugen Funk-Headsets, weil man dann gerade bei langen Warteschleifen (Jobcenter lässt grüßen), auch mal zur Kaffeemaschine gehen kann.
Folgende Möglichkeiten gäbe es:
- Irgendwo hat man ein altes Paar Apple EarPods herumliegen.
- Apple AirPods sind auch eine beliebter Ersatz für ein Headset.
- Kabelgebundene Headsets (z.B. Gaming-Headset)
- Funk-Headset.
Auch hier sollte man nicht am Geld sparen, denn oftmals gilt auch hier: wer billig kauft, kauft immer zweimal. Wer schon etwas im Hause hat, sollte ausprobieren, ob das für den Büroalltag ausreicht.
3. Software – die kleinen Helferlein
3.1 Scan-Software
Viele Scanner und Bürogeräte liefern ihre eigene Scan-Software mit. Diese ist aber meist nur rudimentär oder qualitativ nicht ausreichend.
Wir verwenden in unserem Büro die Software PDFScanner aus dem AppStore. Diese Software spricht jeden Scanner im Büro an und digitalisiert die Seiten, rückt sie gerade und legt eine Texterkennung über die Seite. Besonders die letztgenannte Funktion ist für justCare sehr hilfreich, weil die Inhalte eines PDF indexiert und gespeichert werden, um auch nach Stichworten im Inhalt des Dokuments suchen zu können.
Weitere Pluspunkte von PDFScanner sind:
- Fake-Duplex: doppelseitige Dokumente können mit einem einseitigen Scanner korrekt gescannt werden. Die Reihenfolge der Seiten wird dann entsprechend angepasst.
- Bestehende Dokumente (z.B. Faxe von der fritzBox) können durch das Programm verarbeitet werden (geraderücken, OCR).
- Seiten können in bestehende Dokumente hinzugescannt werden.
- In den Einstellungen kann ein Standard-Pfad eingetragen werden. Gibt man hier den Import-Ordner von justCare an, spart man sich die Sucherei nach dem Ordner.
- Auch kann in den Einstellungen eine verbindliche Nomenklatur für den Dateinamen angegeben werden. Das Datum am Anfang des Dateinamens erstellt justCare automatisch, die anderen Teile können als Vorlage angeben werden.
3.2 Faxsoftware
Für den Mac ist Faxsoftware Mangelware. Im AppStore finden Sie von hosy die App Faxbot. Sie bindet sich in das Druckmenü von macOS ein und nutzt die Fax-Schnittstelle der fritzBox.
Wenn Sie aus justCare heraus ein Fax versenden, wird die Faxnummer in die Zwischenablage gespeichert und Sie können diese dann direkt in das Adressfeld von Faxbot einfügen.
Vorteile:
- Direkte Unterstützung der Faxschnittstelle der fritzBox. Ein eigenes Faxgerät ist nicht notwendig.
- Nur einmalige Lizenzgebühr. Keine weiteren Folgekosten.
Nachteile:
- Leider gibt es keine akustische Rückmeldung, ob die Gegenstelle besetzt ist.
- Faxe lassen sich nicht abbrechen. Es wird verschickt auf Teufel komm raus.
3.3 Telefonsoftware
Auch für das Telefonieren über den Mac ist nicht wirklich viel Software vorhanden. Wer aber gerne beim Telefonieren die Hände frei hat und mit Headset spricht, um parallel den Anruf zu protokollieren, kommt an einer entsprechenden Software nicht herum.
Wir verwenden in unserem Büro die App Telefon, die über den AppStore erhältlich ist. Sie kann über die fritzBox verbunden werden und so Telefonate annehmen und hinauswählen.
In der fritzBox muss ein LAN/WLAN-Telefon eingerichtet werden. Vergeben Sie einen Butzernamen und ein Passwort und weisen Sie die Telefonnummer zu, unter der Sie mit der Telefonsoftware erreichbar sein wollen.
In den Einstellungen von Telefon geben Sie diese Daten ein und schon können Sie telefonieren.
3.4 Bankingsoftware
Auch die Bankingsoftware ist eine große Frage des persönlichen Geschmacks. Wir haben zu Beginn unserer Tätigkeit einige Apps ausprobiert und sind am Ende bei MoneyMoney gelandet. MoneyMoney bietet nämlich folgende Vorteile gegenüber anderen Programmen:
- Verwaltung von beliebig vielen Konten.
- Gruppierung der Konten nach Betreuten
- Abfrage und Abruf von Kontoauszügen
- Anbindung an andere Apps durch Apple Script. (justCare nutzt diese Schnittstelle, um die Umsätze zu importieren)
- Einmalige Kosten – keine Abo-Gebühren.