Rechnungslegung

Veröffentlicht4. Mai 2026

Aktualisiert31. Mai 2026

justCare kann Ihnen einen großen Teil der Rechnungslegung abnehmen.

Voraussetzungen für eine funktionierende automatisierte Rechnungslegung sind:

Import der Kontoumsätze
Import der Rechnungen und Belege in digitaler Form als PDF.

Zuordnung der Belege zu den Buchungen / Umsätzen

Ein wichtiger Schritt ist die Zuordnung der Belege zu den Umsätzen. justCare kann dies in gewissem Maße automatisiert tun, indem es versucht, die Kennwörter

Rechnungsnr.
Rechnungsnummer
Rechnung
RN
ReNr.
No.
Belegnr.

im Verwendungszweck zu identifizieren und die folgende Zeichenkette mit den Angaben in der Datenbank bei den Dateien (s. Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) zu vergleichen. Wird die Rechnungsnummer gefunden, wird das Dokument automatisch zugeordnet. Dies ist insofern wichtig, dass Sie, wenn Sie Überweisungen tätigen, eines dieser Kennwörter verwenden.

Im Umsatz können Sie die Belege zuordnen, bei den Dateien können Sie die Umsätze zuordnen, wenn Sie als Dateiart „Rechnung / Mahnung“, „Vertrag“ oder „Bescheid / Beschluss“ ausgewählt haben. Diese Zuordnung können Sie auch über die Liste der Umsätze erstellen. (s. Kapitel 7.1.5)

Beim Import der Umsätze wird jedem Umsatz automatisch eine Belegnummer vergeben. Bei der Zuordnung des Belegs zum Umsatz wird diese Belegnummer zusammen mit Namen des Betreuten, Aktenzeichen des Gerichts und dem Namen des Betreuers unten links auf den Beleg hinterlegt. Damit hat das Gericht die Möglichkeit anhand der Nummern Umsatz und Beleg leichter zu identifizieren.

Diese Vorbereitungen sollten Sie in Ihren Betreuerbüroablauf fest implementieren, so dass beim Erstellen der Rechnungslegung nur noch kleinere Korrekturen oder Ergänzungen zu machen sind.

Umsätze bearbeiten

Klicken Sie über den Umsätzen auf den Schalter „Umsätze bearbeiten“ , öffnet sich ein neues Fenster.

In diesem Fenster können Sie die Umsätze wie folgt bearbeiten:

: Hier können Sie zu diesem Umsatz eine Information hinterlegen. Diese Information wird in der Rechnungslegung kursiv unter dem Verwendungszweck ausgegeben.
: dieser Umsatz wurde vom Betreuten selbst ausgelöst oder war zur privaten Verwendung für den Betreuten. Die Statusanzeige wechselt zu .
: bei diesem Umsatz handelt es sich um eine wiederkehrende Buchung (z.B. Energiekosten, Handykosten, etc.) Die Statusanzeige wechselt zu .
: für diese Buchung liegt Ihnen keine Quittung oder Rechnung vor. Der Beleg ist beim Betreuten und wird nicht herausgegeben oder ist nicht mehr auffindbar. Die Statusanzeige wechselt zu .
alt. Buchungsnr. : justCare vergibt beim Import von MoneyMoney (s.u.) automatische Beleg- oder Buchungsnummern. Hier können Sie manuell die Buchungsnummer überschreiben oder eine eigene eingeben.
: Klicken Sie auf das Plus +, um diesem Umsatz einen Beleg zuzuordnen. Ist ein Beleg zugeordnet wechselt die Statusanzeige zu .

Idealerweise sollten am Ende keine roten Statuspunkte mehr vorhanden sein. Aus der Praxis hat sich aber bewährt, z.B. Kontoführungsgebühren nicht auch noch mit Belegen oder wiederkehrenden Buchungen zu belegen. Ein paar kleine rote Punkte sind also normal.

Unter dem Zahnradsymbol können Sie folgende Einstellungen aktivieren:

nur Zeitraum Rechnungslegung: bei diesem Filter werden nur Buchungen angezeigt, die während des Rechnungslegungszeitraums entstanden sind.
Nur Buchungen ohne Belege anzeigen: damit konzentriert sich die Arbeit nur auf die Buchungen mit der Statusanzeige .

Beispiel „wiederkehrende Buchungen“

Wiederkehrende Buchungen können sein:

Wiederkehrende Einnahmen wie z.B. Renten, Gehälter, Sozialleistungen
Wiederkehrende Ausgaben wie z.B. Mieten, Telefongebühren, monatliche Abschläge für Strom, Gas, etc.

Ordnen Sie in diesem Fall bei der ersten Buchung des Abrechnungszeitraums den Beleg zu und setzen Sie bei den folgenden Buchungen den Tag auf „wiederkehrende Buchung“ . Die Statusanzeige wechselt zu .

In der Rechnungslegung wird dieser Eintrag dann mit einem „W“ gekennzeichnet, so dass das Gericht hier erkennt, dass es sich um eine eben solche handelt. Der Beleg findet sich dann bei der ersten Buchung.

Beispiel „vom Betreuten selbst ausgelöst“

Insbesondere bei Verwaltung eines einzelnen Kontos ist es oft wichtig, das Gericht darüber zu informieren, welche Buchung wurde von Ihnen getätigt und welche hat der Betreute selber verursacht. Hierzu gehören auch Barabhebungen oder Kartenzahlungen, die durch den Betreuten persönlich veranlasst wurden.

Im letzten Fall wählen Sie unter die Schaltfläche. Die Statusanzeige wechselt zu .

Damit zeigen Sie dem Gericht in der Rechnungslegung mit dem Kennzeichen „P“, dass Sie für die Buchung nicht verantwortlich sind. Idealerweise sollten Sie sich dann vom Betreuten eine Selbstverwaltungserklärung einholen.

Beispiel „Beleg nicht mehr auffindbar“

In manchen Fällen kann es sein, dass es für eine Buchung einfach keinen Beleg gibt. Entweder, weil der Betreute hierzu selber keine Quittung mehr hat, oder weil aus organisatorischen Fehlern einzelner Versorger, Anbieter, Händler, eine Rechnung nicht ausgestellt wurde und eine Anforderung von Duplikaten nicht zum gewünschten Ergebnis führte.

In diesem Fall sollte man – um das Gericht nicht unendlich wegen eines einzelnen Belegs warten lassen zu müssen – diese Buchung unter zu markieren. Die Statusanzeige wechselt zu .

Wenn Sie selber für die Buchung verantwortlich sind, aber dem Zahlungsempfänger jetzt schon gefühlt 3 Jahre hinter einer Rechnung herlaufen, sollten Sie dies bei der Buchung im Infofeld unter kurz beschreiben.

Sollte der Betreute für die Buchung verantwortlich sein, geben Sie dies ebenfalls im Infofeld an. In der Selbstverwaltungserklärung sollten Sie dann im Zusatzfeld auf diese Buchung verweisen und der Betreute sollte Ihnen diese Buchung bestätigen.

In der Rechnungslegung wird die Buchung dann mit einem „B“ gekennzeichnet.

Vorbereitung der Rechnungslegung

Angabe des Rechnungslegungszeitraums beim Klienten. Diese Angabe ist wichtig, damit die passenden Umsätze und Belege aus der Datenbank ermittelt werden können.
Prüfung, ob alle Umsätze eine passende Zuordnung haben. Dies können Sie über die Umsatzliste bearbeiten am schnellsten sehen. Filtern Sie nach dem Zeitraum der aktuellen Rechnungslegung und prüfen Sie die Farbkennungen. Sind noch Umsätze rot markiert, sollte hier noch entsprechende Angaben gemacht werden.
Erstellen Sie einen Datensatz „Rechnungslegung“ unterhalb der Vergütungsanträge. justCare setzt Beginn und Ende der Rechnungslegung automatisch aus den unter Punkt 1 angegebenen Daten ein. Es ist aber auch möglich, Rechnungslegungen aus vergangenen Zeiträumen zu erstellen.
Nach aktueller Rechtsnorm (§ 1865 Abs. 1 BGB) muss für jeden Betreuten eine Rechnungslegung erstellt werden. Es gibt nach aktueller Praxis drei Fälle:
1. Das Gericht verzichtet gänzlich auf eine Rechnungslegung. (ja, gibt es noch – ggf. Altbestände)
2. Das Gericht verlangt eine Rechnungslegung, verzichtet aber (vorerst) auf die Einreichung von Belegen (§ 1965 Abs. 3 Satz 3 BGB)
3. Das Gericht verlangt eine ausführliche Rechnungslegung mit allen Belegen.

Für die Fälle 2 und 3 kann in den Optionen gewählt werden, ob die Rechnungslegung belegfrei (b) erstellt werden soll oder nicht. Die Voreinstellung dieser Checkbox kann beim Betreuten im Reiter „Betreuung“ gesetzt werden.

Klicken Sie auf „Drucken“, um eine Vorschau der Rechnungslegung zu sehen. Sie haben jetzt noch die Gelegenheit, Korrekturen im System vorzunehmen. Vergleichen Sie die Umsätze mit den Kontoauszügen.